Gestione aziendale e contabilità: OKey Win

Magazzino

La gestione dei processi legati alla logistica permette con il software O-key win da parte dell’utente la possibilità di avere costantemente e rapidamente sotto controllo ogni informazione relativa alla movimentazione dei materiali, partendo dalle anagrafiche complete e parametrizzabili, attraverso una gestione anche multi magazzino, con l’adozione e configurazione di diverse tipologie di listini prezzi differenziati per diverse necessità. La immediata rintracciabilità dei materiali passa da una completa gestione dei codici a barre propri o dei fornitori, fino ad arrivare alla eventuale gestione di lotti e partite , imballi e vuoti. Il magazzino e la sua continua movimentazione sono costantemente monitorati dalle procedure di gestione al fine di permettere l’immediato controllo del fabbisogno aziendale. La gestione legata al magazzino e alla logistica prevede le relative stampe di consultazione e di analisi.

• Codici a barre e matricole;
• Imballi e vuoti / lotti e partite
• Gestione contenitori
• Gestione inventario

Contabilita

Il modulo di Contabilità, rappresenta per l’azienda lo strumento ideale per la gestione dei movimenti contabili. Tutti i movimenti relativi alle fatture di acquisto e vendita eseguiti nella fase di gestione magazzino possono dare origine automaticamente alle relative scritture contabili di partita doppia di acquisto e vendita , cosi come è presente una costante relazione tra lo scadenzario, il portafoglio effetti , e il partitario. Al saldo di una scadenza, o alla maturazione di un effetto si può dare origine automaticamente alla relativa scrittura contabile di incasso o pagamento. Il modulo gestisce ogni tipo di contabilità ordinaria o semplificata, annuale o infrannuale. La gestione automatica della riclassificazione del bilancio secondo la IV Direttiva CEE ,la gestione dei compensi a terzi, i cespiti, consentono per ognuno di gestire l’intero ciclo fino ad arrivare alle stampe previste . Sono presenti altresì altre funzionalità e automatismi al fine di velocizzare alcuni aspetti tipici della gestione contabile .

• Modulo Contabilità
• Gestione partite contabili
• Bilancio CEE
• Compensi a terzi
• Comunicazioni fiscali
• Centri di costo/ricavo

Amministrazione

L’Amministrazione e il controllo dei processi aziendali si sviluppano attraverso una costante tracciabilità dei movimenti di magazzino, relazionati sempre e dovunque con tutti gli archivi gestionali. Strumenti quali numerose stampe , un Wizard statistiche, un gestore di reporting integrato, permettono all’utente in automonia di costruirsi statistiche e stampe , anche in forma grafica, in funzione di parametri differenti. L’interazione dei movimenti con lo scadenzario attivo e passivo, la presenza del portafoglio effetti , il tutto collegato con le relative partite contabili permette all’amministrazione aziendale di avere continuamente una visione d’insieme dei flussi finanziari presenti e futuri. Strumento sempre più importante è divenuta la gestione di segreteria, con una rubrica telefonica dedicata, gestione della corrispondenza aziendale, prima nota cassa, gestione informative e comunicazioni clienti e fornitori.

• Gestione fabbisogno
• Agenti
• Strumenti per la segreteria
• Wizard Statistiche
• Gestione commesse
• Scadenziario e portafoglio effetti

Acquisti e Vendite

Attraverso il software O-Key Win il flusso relativo ai processi aziendali vede il suo naturale evolversi con semplici procedure di trasformazione e conferma dei documenti di origine, evitando in tal modo operazioni ripetitive e manuali . Alcuni processi aziendali , come lo sviluppo di ordini fornitori, prezzi promozionali, ecc possono essere gestiti anche automaticamente, sollevando cosi l’operatore da controlli e verifiche ulteriori. Il software O-Key Win prevede al suo interno in maniera nativa una completa gestione di archiviazione ottica di tutti i documenti aziendali (preventivi, ordini, fatture, corrispondenza,ecc.)

• Ordini clienti e fornitori
• Documenti (DDT e fatture)
• Vendita al banco
• Statistiche

Produzione

La presenza del modulo Produzione all’interno del software gestionale O-key Win vede il suo punto di origine nella distinta base. Tutte le fasi di produzione si sviluppano attraverso movimenti di magazzino che gestiscono automaticamente il carico dei prodotti finiti e lo scarico delle materie prime . Il modulo prevede la gestione dei lotti di produzione, gli ordini di lavorazione, con la relativa gestione del fabbisogno di produzione. Le stampe collegate ai processi di produzione rendono il modulo della produzione uno strumento ideale per dare continuità a tutti i processi aziendali.

Commesse e Centri di Costo

Attraverso questa gestione l’azienda ha il pieno controllo delle voci di ricavo e di costo di ogni singola Commessa, potendo monitorarne tutti i processi ad essa collegata, archiviandone al contempo tutte le informazioni e i documenti cartacei relativi. Il modulo consente una analisi puntuale e dettagliata di tutte le componenti che hanno partecipato alla realizzazione e /o fornitura della Commessa stessa

Il modulo della Gestione Commesse è già presente nella versione Advanced di tutte le altre Soluzioni Software.

Mobile

Il modulo Magazzino Mobile sviluppato per i dispositivi tablet e smarphone, è  l’ ideale per la gestione di tutte le operazioni quotidiane come carichi dei fornitori, controllo di inventario di magazzino, vendite dirette in sede, nonchè gestione degli ordini clienti per mezzo di liste di prelievo. Anche in questo caso, l’aggiornamento tra i dispositivi e il software gestionale è semplice perchè può avvenire anche attraverso l’accesso wireless alla rete o ad una connessione Ftp per l’utilizzo in remoto.

• Tentata Vendita mobile
• Ordini clienti mobile
• Gestione magazzino mobile

Punto Cassa

Il Modulo per la gestione del punto cassa permette la gestione di svariate tipologie (per operatori, per clienti, touch screen, ecc). Con il modulo della vendita al banco l’operatore gestisce velocemente tutte le procedure operative tipiche dell’attività di vendita al dettaglio. E’ possibile selezionare l’operatore configurandone eventuali privilegi o limitazioni di usabilità, ricercare velocemente clienti e prodotti con o senza l’ausilio di codici a barre. L’operatività risulta ancora più spinta con l’uso della modalità touch screen , che permette all’operatore di usare indifferentemente tastiera, mouse, lettore di codici a barre o schermo touch. La procedura di vendita al banco permette all’ utente senza cambio di schermata anche di soddisfare direttamente richieste a volte non proprie tipiche di una vendita al banco, come l’emissione di ddt, fattura, preventivo. Il modulo di gestione della vendita al banco prevede la configurabilità con tutti i misuratori fiscali predisposti ai collegamenti esterni.

Listini

Punto di forza nel software di Gestione aziendale e contabile O-Key è rappresentato dalla gestione dei listini , grazie alle differenti possibilità offerte all’operatore. Infatti, è possibile preparare in anticipo rispetto alla data prevista delle variazioni di Listino, impostare una serie di sconti su listini di partenza in funzione di una serie di criteri a scelta dell’utente, differenziando l’applicazione di “gruppi sconto”, in base a categoria e/o sottocategoria prodotto, marca, ecc, gestendo anche eventuali eccezioni. E’ possibile inoltre impostare la validità di listini promozionali di breve o lunga durata , distinti anche per tipologia di cliente e o di sede, anche in base alle quantità vendute.

Altra particolarità molto utile per tutte quelle attività di vendita al dettaglio è la possibilità di gestire il cosidetto MxN. Altre caratteristiche sono la possibilità di importazione e aggiornamento di listini dei fornitori dai file esterni esterni in formato txt o excel.

Gestione forza vendite

Aspetto fondamentale nella gestione aziendale è quello del controllo della forza vendite . Il software O-key win consente la gestione degli agenti , con il relativo calcolo e monitoraggio delle provvigioni, anche e soprattutto in relazione agli incassi. Il modulo agenti può essere ulteriormente integrato con la gestione del moduli tentata vendita mobile e ordini Mobile, dedicati ai dispositivi portatili tablet, smartphone, in dotazione alla forza vendita. L’agente sul suo dispositivo oltre ad avere ogni informazione legata al proprio cliente , provvede alla registrazione dell’ ordine e/o della vendita ,della consegna, occupandosi eventualmente anche della gestione e registrazione degli incassi. Ogni operazione è gestita in maniera semplice ed intuitiva, ideale per agenti e rappresentanti che quotidianamente prelevano le richieste dei clienti da comunicare successivamente all’ azienda madre. L’aggiornamento tra i dispositivi e il software gestionale è semplice e può diventare totalmente automatico se si dispone dell’ accesso wireless alla rete o di una connessione Ftp per l’ utilizzo in remoto, evitando l’ uso dei cavi di collegamento.

Business intelligence

Il Modulo Business Intelligence permette l’analisi e lo studio dei dati aziendali, in modalità diretta e più approfondita.
E’ stato realizzato in collaborazione con Ethica Systems, avendo come obiettivo primario aiutare le aziende a prendere decisioni più tempestive ed efficaci .Attraverso strumenti rapidi ed intuitivi come cruscotti e report, il cliente più verificare all’istante le conseguenze di ogni scelta adottata e verificarne i risultati sulla propria azienda per consentire di prendere le giuste decisioni velocemente. La Business Intelligence un modulo presente in tutte le nostre soluzioni software gestionali .

• Interfaccia semplice e guidata;
• Interrogazione e ricerche dirette del database;
• Integrazione con GoogleMaps;
• Interazione diretta con dashboard d’insieme di tabelle, grafici e mappe;
• Personalizzazione stampe anche complesse;

Fidelity Card

La gestione delle Fidelity Card consente durante le fasi di vendita al banco la immediata identificazione del cliente per mezzo di un codice a barre che viene riportato sulla Card stessa. Il programma consente di calcolare i punti in differenti modalità .

Modalità nr. 1

Calcolo dei punti o dei crediti maturati a seconda dell’importo speso dal cliente.Ad esempio:

– Valore della spesa tra 1 Euro e 100 Euro ..punti maturati 2

– Valore della spesa tra 101 Euro e 200 Euro ..punti maturati 5

– Etc…

Modalità nr.2

Calcolo dei punti o dei crediti maturati a seconda della tipologia di articolo venduto. Ad esempio:

-Per ogni articolo venduto con il “cod. a0057 ” punti maturati…..2

-Per ogni articolo venduto appartenente alla categoria “Fumetti”  punti maturati …..1

-Per ogni articolo venduto appartenente alla marca “Fiat” punti maturati …..1

– Etc…

Fattura PA

Il Modulo Fatturazione PA E Ormai divenuto un supporto irrinunciabile per Tutte quelle Attività che fatturano alle Pubbliche Amministrazioni. Obbligo per le Aziende è anche il Servizio di Conservazione sostitutiva secondo quanto disciplinato dalla normativa vigente. Il modulo Fattura PA e presente in Tutte Le nostre Soluzioni gestionali.

E-Commerce

Il modulo di E-commerce associato al software di gestione aziendale O-Key consente di gestire con facilità il proprio portale web. Infatti il modulo esegue una costante sincronizzazione dei dati di magazzino, permettendo agli articoli selezionati, nonchè alle rispettive categorie e brands, di essere caricati direttamente sul sito di e-commerce. Pertanto tutte le informazioni presenti nel gestionale, come articoli, descrizioni, immagini, dimensioni, listini, schede tecniche, disponibilità, clienti, etc, sono automaticamente presenti anche sul sito web di e-commerce. In tal modo l’operatore ha come unica interfaccia di lavoro il proprio gestionale, dove dovrà continuare a registrare ogni operazione quotidiana avendo in tal modo l’ enorme vantaggio di non duplicare il proprio carico lavoro.

Il modulo di E-commerce collegato al gestionale O-Key consente la gestione automatica anche degli ordini ricevuti dal cliente provenienti dal proprio sito web. Infatti l’ ordine verrà automaticamente sincronizzato nel gestionale consentendo in tal modo la preparazione del prodotto per la relativa spedizione con i dati del clienti anch’ essi già caricati nel gestionale medesimo.

• Modulo di sincronia dati
• Gestione Listino Web
• Gestione Saldi
• Gestione ordini clienti
• Gestione pagamenti
• Collegamenti principali Marketplace (Amazon,Google shopping, E-bay, Trova Prezzi, etc)
• Etc.

Dogane

Il Modulo Dogane è disponibile in tutte le soluzioni  gestionali. Esso permette la gestione della telematizzazione delle Accise e del DAA telematico, consentendo di conseguenza anche la gestione dei documenti doganali, prelevati dai movimenti del software gestionale o inseriti manualmente, e la generazione dei file telematici da inviare all’Agenzia delle Dogane.

• ALCOAV : Depositari autorizzati nel settore del vino e delle altre bevande fermentate diverse dal vino e dalla birra.
• ALCODA : Depositari autorizzati nel settore dell’alcool e delle bevande alcoliche
• ALCOPP: Operatori professionali e dei rappresentanti fiscali nel settore dell’alcool e delle bevande alcoliche
• OLIMDC: Depositi commerciali nel settore dei prodotti energetici
• OLLUDA: Depositari di oli lubrificanti e bitumi
• DAA: funzione del modulo dogane che permette di registrare i documenti DAA (documento amministrativo di accompagnamento) e di gestirne l’ invio/ricezione telematico.

Ordini APP

Ordini App è la nuova applicazione studiata appositamente per dispositivi mobile con sistemi operativi Android o iOS, permette l’acquisizione degli ordini clienti in maniera semplice e intuitiva, ideale per agenti e rappresentanti che quotidianamente prelevano le richieste dei clienti da comunicare successivamente al reparto vendite che procederà alle consegne.

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La soluzione software OKEY-WIN può essere anche fornita attraverso una rata mensile di noleggio che può includere la relativa Assistenza ed Aggiornamenti. Il servizio noleggio è fornito da società specializzate nel settore