Anagrafica clienti e fornitori

Il Piano dei Conti è l’archivio nel quale si definiscono i conti utili ai fini contabili e fiscali, inclusa la classificazione dei clienti e dei fornitori. Il Piano dei Conti è codificabile su tre livelli:

 Mastro / Conto / Sottoconto

Per l’inserimento dei clienti o fornitori, è necessario codificare il mastro utilizzando le lettere CC per quanto riguarda i clienti, FF per i fornitori.

  • CC /__ /__ CLIENTI              
  • FF /__ /__  FORNITORI                             

Sfruttando il secondo livello di codifica (conto), è possibile fare un’ulteriore distinzione dei clienti e fornitori in categorie di appartenenza, come nell’esempio seguente:

  • CC / 01 /___ CLIENTI NAZIONALI
  • CC / 02 /___ CLIENTI ESTERI

Chiaramente tale distinzione può essere applicata anche ai fornitori.

A differenza del mastro e del conto, gestibili dall’utente, il terzo livello di codifica (sottoconto) non può essere assegnato manualmente, ma viene generato automaticamente in maniera progressiva. 

Nell’utilizzo del modulo contabilità, è possibile una classificazione dei restanti conti aziendali assegnando dei codici numerici:

  • Mastro………………..01 IMMOBILIZZAZIONI
  • Conto…………………01/01 IMMOBILIZZAZIONI MATERIALI
  • Sottoconto…………. 01/01/0001 FABBRICATI

La schermata seguente si compone di due parti: la testata superiore in cui inserire il codice del conto aziendale e la descrizione; nel caso in cui i dati inseriti riguardano clienti o fornitori, diverranno attive anche le schede Dati Generali, Dati Gestione Aziendale, Dati Trasporto e Scadenze

Per l’inserimento dei dati nella schermata vedi Funzioni di Data-Entry.

  • Per bloccare il cliente ed impedirne quindi il suo utilizzo a tutti gli utenti di O-Key Win è sufficiente selezionare la casella “Terminato”.
  • Il pulsante in alto a dx consente di effettuare una ricerca veloce tramite la lettura di un codice a barre.
  • Il pulsante consente la ricerca tramite una visualizzazione della struttura del Piano dei Conti ad albero (vedi Piano dei Conti ad Albero). Questo tipo di ordinamento consente una rapida selezione del conto aziendale con il tasto “Invio” o con il doppio clic del mouse.
  • Il pulstante permette di associare uno o più codici alternativi (codici a barre) per ciascun Cliente o Fornitore. Questa funzionalità è utilizzabile, per fare degli esempi,  unitamente alla gestione di budge da consegnare al cliente per il riconoscimento automatico.

 

Dati Generali (Clienti e Fornitori)

 Questa pagina prevede l’inserimento dei dati anagrafici relativi al cliente o al fornitore, sia se si utilizza unicamente la gestione aziendale, sia se si utilizza anche il modulo contabilità:

Fare particolare attenzione ai seguenti campi:

 

  • Rag. Soc. 2: rigo aggiuntivo per la descrizione della ragione sociale del cliente o del fornitore;
  • Categoria: in questo campo è possibile inserire il codice di riferimento della categoria aziendale di appartenenza del cliente o del fornitore (vedi Categorie Aziende);
  • Professione: in questo campo è possibile inserire il codice di riferimento professione del cliente o del fornitore (vedi Tabella Professioni);
  • Zona: questo campo consente di specificare ulteriormente la zona a cui appartiene il soggetto in questione;
  • E-MAIL: l’indirizzo di posta elettronica del cliente o fornitore in questione. Grazie a questo pulsante  bottone e-mail.bmp (2070 byte)  è possibile inviare un e-mail all’indirizzo indicato;
  • WEB: indirizzo del sito Internet del soggetto in questione. Con il pulsante bottone web.bmp (2134 byte) è possibile collegarsi al sito Internet specificato;
  • TIPO SOGGETTO: si specifica il tipo di persona e in particolare:

 

     - Persona Fisica: titolari di ditte individuali (diverranno attivi i campi in cui indicare i dati anagrafici);

       – Non Persona Fisica: società, cooperative, etc.;

        – Ente Pubblico: comuni, scuole, etc.;

        – Intracomunitario: soggetto estero facente parte della CEE;

        – Estero No Intracomunitario: soggetto estero non facente parte della CEE;

In caso di soggetto Intracomunitario o Estero No Intracomunitario diverranno attivi i campi:

  • Nazione: codice riguardante la nazione del soggetto estero;

  • Partita Iva Estera: codice fiscale del soggetto estero;

  • MODELLI 770: è importante specificare il modello solo per i fornitori soggetti a ritenuta d’acconto

O  No 770:  fornitore non soggetto a ritenuta d’acconto;

1   Mod. 770/D: fornitore soggetto a ritenuta che interessa il modulo dichiarativo 770/D;

2   Mod. 770/D1: fornitore soggetto a ritenuta che interessa il modulo dichiarativo 770/D1

  • IVA VENDITE IN SOSPESO (default): se precedentemente abilitato da Parametri e Riferimenti (vedi Rif. Contabili), permette di indicare se bisognerà effettuare al cliente vendite con iva in sospensione (relative all’art.7,D.L. 185/08, iva per cassa). Se abilitato, applicherà sul cliente l’iva in sospensione in tutte le fasi di vendita.
  • COMPENSO:  in questo campo va inserito il codice compenso, valido solo per i fornitori soggetti a ritenuta d’acconto (vedi Compensi)
  • CONSENSO AL TRATT. DATI PER INIZIATIVE PROPRIE DELL’AZIENDA: se selezionato indica che il cliente o fornitore vi ha autorizzato al trattamento dei dati per iniziative proprie dell’azienda;
  • CONSENSO AL TRATT. DATI PER INIZIATIVE DI ALTRE AZIENDE: se selezionato indica che il cliente o fornitore vi ha autorizzato al trattamento dei dati per iniziative di altre aziende;
  • CONTROPARTITA  CONTABILE: viene indicato il codice della contropartita contabile.
  • Rif.CEE (Saldo DARE): codice di riferimento al bilancio CEE, dove confluirà il saldo (se in dare) del sottoconto corrente, nelle fasi di  riclassificazione (vedi Bilancio CEE)
  • Rif.CEE (Saldo AVERE): codice di riferimento al bilancio CEE, dove confluirà il saldo (se in avere) del sottoconto corrente, nelle fasi di riclassificazione (vedi Bilancio CEE)
  • REDDITI SOC. CAPITALI: codice di riferimento per i redditi soc.capitali utile ai modelli della Dichiarazione dei Redditi;
  • REDDITI PERSONE FISICHE E SOCIETA’ DI PERSONE: codice di riferimento per i redditi persone fisiche e società di persone utile ai modelli della Dichiarazione dei Redditi;
  • REDDITI PROFESSIONISTI:codice di riferimento per i redditi professionisti utile ai modelli della Dichiarazione dei Redditi;

 

1. Dati Generali (altri conti economici e patrimoniali): Questa pagina prevede la gestione di alcuni  parametri per stabilire il comportamento che dovrà assumere il sottoconto (economico o patrimoniale).

I campi della pagina sono i seguenti:

  • Tipologia Sottoconto: selezionare la tipologia che più si avvicina alla funzione contabile che dovrà assumere il sottoconto corrente;

  • Natura: distinguere la natura del sottoconto;

  • Gli altri campi: …Riferimenti CEE, Contropartita contabile, etc… vedi “1. Dati Generali (Clienti e Fornitori)”

 

Dati Gestione Aziendale

questa pagina prevede l’inserimento dei dati riguardanti la vendita, se il soggetto in questione è un cliente, o dei dati d’acquisto se si tratta di un fornitore. Riguarda unicamente la gestione aziendale:

 

  • Num. Listino: è il numero del listino di vendita (vedi Articoli) da utilizzare per il cliente in questione;
  • Sconti: vanno inseriti i diversi sconti concessi al cliente che verranno utilizzati nelle fasi di vendita (vedi Sconti);
  • Utilizza ultimo prezzo netto nelle fasi di vendita: se precedentemente abilitato dai parametri di gestione (vedi Parametri di Gestione Pagina 2)  applicherà nelle vendite l’ultimo prezzo praticato per ciascun differente cliente;
  • Addebito costo trasporto nelle vendite: se selezionato, permette di addebitare al cliente nelle fasi di vendita, il costo del  trasporto calcolato in percentuale;
  • Gruppo Sconti:  in questa campo va inserita la fascia sconti praticata al cliente (vedi Gruppo Sconti);
  • Cod. Pagamento: va inserita la condizione di pagamento praticata al cliente (vedi Condizioni di Pagamento);
  • Cod. Iva Fissa: il codice IVA da utilizzare nelle fasi di vendita per chi usufruisce di eventuali agevolazioni;
  • Cod. Banca: è il codice della banca d’appoggio del cliente o del fornitore (vedi Banche e Istituti di Credito);
  • Cod. Agente: in questo campo va inserito il codice dell’agente o del rappresentante assegnato al cliente (vedi Agenti e Rappresentanti);
  • Cod. Corriere: in questo campo va inserito il codice del corriere utilizzato per il trasporto della merce (vedi Corrieri);
  • Autorizzazione Presidi Sanitati: numero/descrizione dell’autorizzazione relativa ai Presidi Sanitari;
  • …data: data di rilascio/rinnovo dell’autorizzazione relativa ai Presidi Sanitari;
  • Contatto: campo libero in cui annotare il riferimento a persone appartenenti all’azienda cliente o fornitore;
  • Rif. Interno: riferimento interno relativo al cliente o al fornitore;
  • Notizie: possono essere inserite le notizie di vario genere relative al cliente o al fornitore;
  • Ritenuta d’Acconto: percentuale di Ritenuta d’Acconto da applicare sulle vendite per il cliente in questione.

Il bottone permette di associare al documento qualunque tipo di file: documenti di testo, file excel, o immagini (bmp, jpg, gif, ecc.) di documenti originali (vedi Ins./Mod. Allegati).

 

Dati Trasporto e Scadenze

in questa pagina è possibile la gestione dei dati di trasporto, le scadenze da saldare o da incassare, e il fido concesso al soggetto in questione. Riguarda unicamente la Gestione Aziendale:

  • Destinazione Merce: è l’indirizzo di destinazione della merce e generalmente corrisponde alla sede del cliente o del fornitore;

  • Altre Destinazioni: tramite questo pulsante si può accedere alla gestione di diversi luoghi di destinazione della merce da assegnare al cliente o al fornitore (vedi Destinazioni Merce);

  • Porto: campo descrittivo utilizzato per definire il tipo di consegna nei DDT e Fatture Immediate;

  • Codice Accisa: codice accisa da utilizzare nei documenti CEE per particolari categorie merceologiche;

  • Distanza Km: distanza stimata per raggiungere la destinazione del cliente;

  • Tempo Percorrenza (hh:mm): tempo di percorrenza stimato per raggiungere la destinazione del cliente;

  • Fido Autorizzato: abilitare questo campo in caso di gestione del fido, che indica l’importo massimo o la soglia massima di scadenze concesse al cliente o al fornitore;

  • Utilizzato: è l’importo di fido utilizzato dal cliente o dal fornitore. E’ il totale delle scadenze da incassare o da saldare;

  • Residuo: è l’importo di fido ancora da utilizzare;

Per l’inserimento delle scadenze nella griglia, vedi Ins./Mod. Scadenze.

 

Notifiche

in questa pagina è possibile inserire gli indirizzi e-mail del cliente/fornitore relativi ai vari reparti aziendali

  • Avviso operatore: eventuale avviso per gli operatori al banco riguardanti il cliente o il fornitore (vedi Operazioni al Banco);
  • E-MAIL PEC: è l’indirizzo e-mail della Posta Elettronica Certificata del cliente / fornitore;

  • E-MAIL Fatture: è l’indirizzo e-mail relativo all’invio delle comunicazioni che riguardano documenti di gestione aziendale;

  • E-MAIL Prev./Ord.: è l’indirizzo e-mail relativo all’invio delle comunicazioni che riguardano Preventivi Clienti e/o Ordini Fornitori;

  • E-MAIL Contratti: è l’indirizzo e-mail relativo all’invio delle comunicazioni che riguardano i Contratti;

 

Dati Web/Mobile

l’utilizzo di questa pagina consente di gestire i parametri di accesso al web per il cliente o fornitore corrente:

Nel caso si possegga un sito aziendale integrato all’applicazione Valves, l’attivazione del campo Abilita nel Web permette l’accesso del cliente o del fornitore corrente alle aree riservate del web. A questo proposito, saranno assegnati in automatico un nome Utente (il codice fiscale o p.iva del soggetto corrente) ed una Password (il codice del conto aziendale). E’ opportuno puntualizzare che è comunque possibile modificare questi campi in qualunque momento, adattandoli alle proprie necessità.

Mobile permette gestire alcune opzioni per i dispositivi mobile:

  • Abilita trasferimento scadenze su mobile: se spuntato, abilita il trasferimento delle scadenze sul dispositivo mobile;

  • Accetta solo articoli in liste assortimento (Ordini Clienti Mobile): se spuntato, permette di imputare in Ordini Clienti Mobile solo articoli associati alle liste di assortimento del cliente;